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将企业合同管理融入公司管理体系

2019/3/19 字体: 来源:《中国企业法务观察》 第五辑 作者:靳飞 赵利

摘要:企业生产经营往往涉及“计划、生产、采购、销售”四个环节,其中多数经济行为往往通过合同来实现,合同管理对于防范企业法律风险、创造价值的重要性也日益凸出。企业的日常经营活动与合同密切相关,合同管理的优劣直接影响到企业发展。大数据、信息化时代,企业合同管理要体系推进、统筹规划,以信息化系统为抓手,以条款比对、风险识别,风险分级、分类管理,动态监控、防范风险,数据分析、预测未来为实现路径,最终实现数据治理、创造价值。


关键词:合同管理 信息化手段  规范化 高效化 

 

随着企业规模的不断扩大,参与市场竞争程度不断加深,外部监管越来越严厉,相对方法律意识的不断提高,涉及的合同问题及风险也越来越多,如何有效防范合同风险,促进合同管理融入企业生产经营,为企业依法合规经营保驾护航,成为企业法务工作需要解决的主要问题。传统的线下管理手段已经无法深入参与企业的经营环节,无法适应企业的高效运转,合同管理手段的滞后导致企业经营决策风险增大。在此背景下,某大型国企顺应依法合规治企趋势,结合本企业实际情况,以合同事务管理融入公司管理体系为目标,合同管理信息化为抓手,高素质的合同管理队伍、完善的合同管理制度为保障,初步建立了覆盖全业务链的合同管理系统,实现了合同签订前资信调查、订立、审批、履行、归档的全生命周期管理。


01

企业合同管理与法律风险

企业生产经营往往涉及“计划、生产、采购、销售”四个环节,围绕企业生产经营开展的原材料设备采购、产品生产、服务提供、产品销售、技术研发、财务管理等各种经济行为,是企业销售其产品,创造价值的必备过程,而这些经济行为也往往涉及合同。在企业一系列的经营活动中,合同行为是经营活动的开始和结束,通过采购获取生产资料并通过销售实现利润,企业的投资行为、资本运作行为、扩张行为、收缩行为、营销行为、人力资源管理、财务管理行为等,无不以一系列的合同来实现。例如大到各种高精尖设备、原材料的采购,小到日常办公用品的采购、运输、仓储过程往往都要通过合同来设定权利义务。

合同是合同当事人针对其法律关系共同制定的法律行为规则,在合同的情形中,尽管法律行为当事人,也即缔约人,在合同中“达成一致”,但是他们相互对立,换言之,即使合同为履行共同目的而缔结(例如合作经营合同)或合同的内容仅涉及一方当事人使另一方当事人获得利益(例如赠与),法律行为人之间的关系也是对立关系。《合同法》将合同定义为:合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。从行为动机角度看,合同的产生的基础是利益,合同是为促成交易目标服务,在设定双方合同权利义务关系时往往需要在交易便捷和交易安全之间寻找到一个平衡点。交易双方从一定程度上并不关心合同权利义务的条款的完全平等对等,其关心的是实实在在的利益,合同从达成交易目标的角度只是实现利益的工具,在市场经济和法治经济时代,合同是企业实现经济效益和利益的一种重要手段。

合同是一个企业对外开展业务和经营的重要手段,无处不在,合同管理水平的高低是企业综合管理水平的集中体现,合同管理水平的提高能够增强企业风险意识、提升决策水平、规范经营行为、提升危机管理水平,从而促进企业业务有效开展,进而提高企业经营管理水平。合同管理工作无小事,一个关键重大合同履行的疏忽、不到位,就会影响整个企业的全部工作,有可能给企业带来绝大的法律风险。从合同谈判、签订到履行完毕,往往会涉及多个部门、多个阶段、多个内部审批流程,合同法律风险管理是法律风险管理的重要内容,真正意义上的企业合同管理正是围绕着合同的内容及签订和履行,由各个部门协同配合完成相应工作的过程。

合同法律风险存在于企业经营管理的各个环节,法律风险一旦发生,可能导致经营成本异常增加、资金难以回收,或者导致企业承担支付违约金、赔偿损失等民事法律责任,或者承担罚款、责令整改、没收违法所得、吊销营业执照等行政法律责任以及刑事法律责任。合同法律风险对企业产生的影响主要体现在两个方面:第一,合同法律风险所带来的后果都可能转化为经济上的损失;第二,合同法律风险对企业的影响可能是一系列连锁反应,如在企业存在大量类似法律行为时,可能会导致同类事件同时发生的可能性。因此,合同管理落实创新必须要坚持“以人为本原则”,融入公司管理体系,运用大数据思维,让数据多跑路,让人少跑腿、多分析、多创造。


02

合同事务管理融入公司管理体系

随着交易背景国际化、交易主体多元化、交易规模越来越大、交易模式越来越复杂、法律环境越来越复杂、外部监管力度不断加大,企业合同管理面临着越来越复杂多变的形势和法律风险,给企业合同管理的工作带来了前所未有的挑战,倒逼企业不得不转变管理理念,探索合同管理事务与公司运营管理的路径,不断创新合同管理模式,最终实现以“运营管理体系覆盖整个合同事务管理及细节,以合同管理事务管理不断促进管理体系完善、改进”。

从一定程度上将,企业的生产经营过程就是营销、研发、生产、采购、计划、财务等各个部门直接或间接参与合同签订、履行的过程。以某大型国有企业为例,其在合同管理管理工作中,始终贯彻 “围绕价值链、部署创新链、架构信息链、嵌入责任链”理念,将合同管理工作融入公司整个生产经营活动中,在找准定位的基础上,围绕“研发、生产制造、采购、销售”主价值,从合同谈判、签订、履行等具体业务入手,通过完善合同管理制度、优化流程、推广标准文本,初步实现了由“事后审查合同”转变为“事前介入、事中控制和事后评估”等全过程管理。


03

合同管理制度是融入公司管理体系的保障

合同管理制度是衡量合同管理工作的一把尺子,完善的合同管理制度能够有效提升合同管理的质量、效率,日常工作以制度为依据,按照规定的要求和流程签订、履行既快速又安全;能够在风险还没有出现,风险虽出现但还没造成损失前就能被及时发现、有效管控;合同管理制度是为业务服务的,业务的不断发展的,要跟得上业务的不断发展实现管理制度自我创新。

某大型国有企业在重新编制合同管理制度时始终坚持“以公司运营管理体系覆盖整个合同事务管理及细节,以合同管理事务来促进公司运营管理体系完善”的理念,建立了职责明确、管理分级、协调冲突、流程高效、信息共享的制度体系,初步实现了各相关业务人员的职责与合同业务流程融合。在准确定位合同管理业务在法律事务管理及整个企业运营管理体系中地位的基础上,以具体业务为切入点,以流程为导向,建立了合同评审、合同审批、合同签订、合同履行、合同检查与考核、合同管理后评估等业务流程环节组成的动态的合同管理制度体系,通过各业务单位自查、内部现场检查、外部检查、内外部审计发现合同管理中存在的风险、问题,以合同审核意见、合同管理建议、合同管理检查通报、合同管理后评估报告等为管理手段驱动问题解决并支持流程导向,初步建立了PDCA持续改进的体系和自我完善机制。


04

高素质的合同管理队伍是融入体系的组织保障

合同管理采用综合归口管理和按合同性质分类管理的形式,在企业各单位设立专(兼)职合同管理员并确立主管领导,构建了一支由业务人员、合同管理员、财务人员、质量人员、法律顾问共同组成的复合型高素质、高水平的合同管理队伍,形成合同管理网络,对公司的各类合同实行“全面化、分类化、精细化管理”,不断合同管理的标准化、规范化、精细化水平。在与合同有关的数据采集环节,充分发挥合同管理员的桥梁作用,确保按照统一标准收集数据,确保了数据源头的准确性;在数据分析环节,由各业务单位专家、法律顾问、法律业务主管领导、外部法律专家共同组成的团队采取分组分析法、结构分析法、交叉分析法等多种数据分析方法对合同数据进行分析,发现问题,提出解决问题的方法,有针对性制定管理建议和改进措施。


05

以合同管理信息化为抓手融入管理体系

企业合同管理存在的一个普遍问题就是合同的签订部门与合同执行部门不是一个部门,导致信息沟通不顺畅,从而发生违约等法律风险。例如,有学者认为在信息化的背景下,要充分利用信息系统的优势,将各个部门之间的协作流程显性化,以非常规方式验证流程漏洞,对合同履行关键节点予以监控,确保业务衔接无盲点。因此,必须通过信息化来进行合同管理,建立一个能够内部由合同选商模块、客户管理模块、合同立项模块、合同预算模块、合同授权模块、合同起草模块、合同文本模块、合同审批模块、合同生效模块、合同履约模块、风险模块(风险提示、风险措施、风险预警)、数据分析模块等组成,同时能够与财务系统、物资系统、计划系统等相关系统集成的综合性的合同管理系统。通过工作分解、预警提醒,将合同约定的各个节点精准推送至不同部门的实际承办人,使合同承办部门、质量、财务、计划、保密、生产等部门的业务人员参与到合同管理的流程中,使得合同的审核、履行、风险防控不再单独是承办部门、法律部门的事情;通过合同约定与实际履行比对,找到影响合同管理质量提升的原因,不断改善管理,最终实现风险最小化和利益最大化,助力价值创造。

某大型国有企业在探索合同管理事务融入公司管理体系的过程中,始终坚持以合同信息化的建设应贯穿计划、采购、生产、销售等主价值链,实现数据共享,其合同系统作为整个公司信息化的一个子系统,主要是对合同立项、合同选商、合同起草、合同签订、合同履行、合同终结、合同归档进行全生命周期管理,及时、准确、真实传递和共享各种合同签订信息、合同履行信息,确保合同归口管理部门和有关业务部门及时通过合同管理系统了解合同签订履行的最新动态,实现跟踪、监督、评价合同管理工作过程和成果。

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